这是一篇面向职场办公、行政、人事、运营、项目管理和内容编辑的 Gemini 写公文教程，完整讲清如何用 Gemini 生成通知、方案、总结、情况说明等常见公文，并做好事实核验、格式检查、语气调整和人工审批。
摘要：Gemini 能帮你起草公文，但不能替你确认事实和责任
通知、方案、总结、情况说明这几类公文，看起来只是“写得正式一点”，实际要求很高：事实要准确，主送对象要清楚，事项要完整，语气要稳妥，责任边界不能乱写。Gemini 的价值，是把你提供的资料整理成规范结构，再帮助改写语气、压缩篇幅、补齐遗漏项，而不是凭空替你决定事实和结论。
根据 Google Workspace 官方帮助文档，Gemini 可以在 Google Docs、Gmail、Drive 等 Workspace 应用中辅助写作、总结、改写和整理资料。用来写公文时，最佳流程是：先整理事实材料，再选择文种，再生成初稿，最后进行格式、事实、权限和审批检查。
如果你正在用 Gemini 做办公室文档，可以先看站内 Gemini 办公自动化教程：邮件、文档、表格、PPT 一站式处理；如果要写项目材料，可以继续阅读 Gemini 做项目方案教程：背景、目标、步骤、预算、风险一次写好。
写公文前先准备什么
明确文种
不同文种结构不同。通知强调“让谁在什么时候做什么”；方案强调“为什么做、怎么做、谁负责”；总结强调“做了什么、结果如何、经验问题”；情况说明强调“事实经过、原因、处理措施和结论”。
整理事实材料
在让 Gemini 写之前，先准备这些信息：
- 发文单位或拟稿部门
- 主送对象或阅读对象
- 事项背景和事实依据
- 时间、地点、人员、数据
- 需要执行或说明的具体内容
- 附件、联系人、截止时间
- 哪些内容不能写或不能承诺
先提取事实，不要直接成文
请只整理事实，不要生成正式公文。
请输出：
1. 文种建议
2. 发文对象
3. 关键事实
4. 时间地点人物
5. 需要写入正文的事项
6. 资料中缺失但必须确认的信息
7. 可能有风险的表述通知怎么生成
通知的基本结构
通知通常包含标题、主送对象、事项背景、具体安排、执行要求、联系人、落款和日期。最常见的问题是只写“请大家注意”，没有明确时间、动作和责任。
通知生成提示词
请根据以下信息生成一份通知。
要求：
1. 标题简洁正式
2. 写明通知对象
3. 写清事项、时间、地点、参与人员
4. 写清需要完成的动作和截止时间
5. 语气正式、清楚，不要夸张
6. 资料没有的信息标注为“待确认”通知检查提示词
请检查这份通知是否完整：
1. 主送对象是否清楚
2. 事项是否明确
3. 时间地点是否完整
4. 执行要求是否可操作
5. 是否缺联系人、附件或截止时间
6. 是否有容易引发歧义的表述方案怎么生成
方案要讲清背景、目标和措施
方案类公文不是简单计划表，通常要写背景依据、工作目标、重点任务、实施步骤、责任分工、保障措施和风险控制。审批人最关心的是：为什么做、怎么做、谁负责、能不能落地。
方案生成提示词
请基于以下资料生成一份实施方案。
结构：
1. 背景和依据
2. 工作目标
3. 基本原则
4. 重点任务
5. 实施步骤
6. 责任分工
7. 保障措施
8. 风险和应对
要求：语言正式，结构清晰，不要编造政策依据和数据。方案压缩提示词
请把这份方案压缩成适合领导快速审阅的一页摘要：
为什么做、目标是什么、怎么推进、需要谁配合、主要风险、需要审批什么。
总结怎么生成
总结要有事实和经验
工作总结不只是“顺利完成各项工作”。它要写清工作背景、主要做法、完成情况、数据成果、问题不足和下一步计划。没有事实支撑的总结，很容易变成套话。
总结生成提示词
请根据以下资料生成一份工作总结。
结构：
1. 工作背景
2. 主要工作
3. 完成情况和数据
4. 经验做法
5. 存在问题
6. 下一步计划
要求：事实清楚，少用空话，每个成果尽量有依据。去空话提示词
请帮我删除这份总结里的空话和套话。
要求：
- 保留具体事实和数据
- 删除“高度重视”“稳步推进”等无具体含义表达
- 把泛泛表述改成可验证结果
- 不要改变事实情况说明怎么生成
情况说明的重点是事实链
情况说明通常用于解释某件事的发生经过、原因、影响、处理措施和后续安排。它要客观、克制、准确，不能随意推责，也不能替未确认事实下结论。
情况说明提示词
请根据以下事实材料生成一份情况说明。
结构：
1. 基本情况
2. 事件经过
3. 原因分析
4. 已采取措施
5. 后续安排
6. 需要说明的其他事项
要求：客观陈述，不夸大，不推责，未确认内容标注“待核实”。风险审查提示词
请审查这份情况说明：
1. 是否有未经证实的结论
2. 是否有推责或情绪化表述
3. 时间线是否清楚
4. 处理措施是否具体
5. 是否遗漏后续安排
6. 哪些句子需要法务或领导确认
常见公文语气怎么调整
正式但不僵硬
请把这段文字改成正式公文语气。
要求：清楚、稳妥、简洁，不要过度口号化。压缩成领导版
请把这份材料压缩成领导审阅版。
保留结论、关键事实、风险和需要决策的事项，控制在 500 字以内。改成对外发布版
请把这份内部说明改成对外发布版本。
要求：不泄露内部流程、人员隐私和敏感数据，语气客观克制。格式和审核清单
格式检查
- 标题是否准确
- 主送对象是否清楚
- 正文层级是否合理
- 落款和日期是否完整
- 附件和联系人是否写清
- 是否混用口语和网络表达
事实检查
- 时间、地点、人员是否准确
- 数据是否有来源
- 责任表述是否经过确认
- 是否有未核实结论
- 是否遗漏关键背景
- 是否需要领导、法务或相关部门审核
用 Gemini 写公文的安全边界
不要让 AI 编造依据
政策依据、制度条款、数据来源、会议结论、领导要求都不能让 AI 乱编。没有材料就写“待补充”或“需确认”。
敏感材料先脱敏
涉及个人信息、客户资料、合同、财务、人事、投诉、处罚和未公开事项时，先按单位要求脱敏，再使用 AI 辅助整理。
正式发文必须人工审核
Gemini 适合起草和改写，不适合替代审批。正式发文、对外说明、涉及责任的情况说明，都必须经过人工审核。
一套可复制的完整流程
第一步：整理材料
把邮件、会议记录、数据表、制度依据和原始说明放在一起，先让 Gemini 提取事实。
第二步：选择文种
根据目的判断是通知、方案、总结还是情况说明。文种选错，结构就会错。
第三步：生成初稿
用对应模板生成初稿，要求未确认信息标注为待确认。
第四步：审查和改写
让 Gemini 检查事实、格式、语气、风险，再由人工复核。
第五步：正式提交
按单位流程提交审批或发布，不要直接把 AI 草稿作为最终稿发送。
FAQ
Gemini 能直接生成正式公文吗？
可以生成初稿，但正式公文必须人工审核事实、格式、责任边界和审批流程。
写通知最重要的是什么？
主送对象、事项、时间地点、执行要求、联系人和截止时间。通知必须让读者知道具体要做什么。
方案类公文怎么避免空泛？
提供背景数据、目标指标、执行步骤、责任分工和风险应对。要求 Gemini 不要编造政策依据和成果。
情况说明可以让 AI 判断责任吗？
不建议。AI 可以整理事实链、原因和措施，但责任判断应由相关负责人、法务或管理层确认。
公文语气怎么改得更正式？
让 Gemini 删除口语、网络化表达和情绪化词语，改成客观、克制、明确的表述。
是否可以把内部材料直接交给 Gemini？
要看单位政策和材料敏感度。涉及隐私、合同、财务、人事和客户信息时，应先脱敏并确认授权。
如何检查 Gemini 生成的公文？
按格式、事实、语气、责任、敏感信息和审批要求逐项检查。关键事实必须回到原始材料核对。
参考来源
本文关于 Gemini 在 Google Docs、Gmail、Drive 和 Workspace 中辅助写作、总结、改写和整理资料的说明，参考 Google Workspace 与 Google Help 官方页面：Get started with Gemini in Google Workspace、Use Gemini in Docs、Use Gemini in Gmail、Collaborate with Gemini in Google Drive。功能入口和限制可能随账号、地区、语言和产品版本变化，正式使用前建议以官方页面为准。
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